Digitaal duiken
Vandaag neem ik een digitale duik bij Inkoop. De diepte in gaan zonder een nat pak. Ik spreek met Wouter Leushuis en Karin van Zuijlen, beiden sinds eind 2019 inkoper voor Dimence Groep.
Mijn kennis bij de start is lachwekkend; ik associeer Inkoop met de aanschaf van kantoorspullen. Daarnaast weet ik dat Karin zich hard maakt voor ‘duurzame inkoop’, daar wil ik het zeker met haar over hebben. Eerst maar eens horen wat hun werk eigenlijk inhoudt.
Dimence Groep
Voordat Wouter en Karin bij Dimence Groep werkten, waren ze inkoper voor andere instellingen en sectoren in de zorg. Ze komen zeer gedreven over, niet alleen voor hun vak, ook voor Dimence Groep. Wouter wil graag impact maken, maatschappelijk relevant zijn. Dat kan hij bij Dimence Groep: ‘Never a dull moment’. Karin houdt van de ggz omdat het een dynamisch werkveld is en de mentaliteit spreekt haar aan: ‘Niet lullen maar poetsen’.
Wat hen wel gelijk opviel is dat Dimence Groep behoorlijk hiërarchisch ingesteld is. En dat Inkoop vaak laat in het proces wordt betrokken. Wanneer al helemaal is uitgedacht wat er aangeschaft moet worden, krijgen zij het verzoek om dat te regelen en als het effe kan ook wat af te dingen op de prijs. Maar zo zien zij hun bijdrage niet.
Hoe koop je iets dan wel?
Karin en Wouter gaan voor samenwerken, vanaf het begin. En dat gaat echt niet alleen over kantoorspullen. Je kan het zo gek niet bedenken of ze denken mee en begeleiden het proces: VR technologie, voedingsconcept, vernieuwing digitale vergaderfaciliteiten, medische verbruiksartikelen….
En dit doen ze heel planmatig, volgens het door hen geformuleerde nieuwe inkoopbeleid en tactisch inkoopproces. Met de ‘klant’ (iemand van Dimence Groep die iets nodig heeft) doorlopen ze een aantal stappen:
- Voorbereiden: heeft de klant budget en mandaat?
- Specificeren: wat heeft de klant precies nodig? Ze vragen dit heel precies uit om zo tot de kern te komen. Voorbeeld: iemand vraagt Inkoop om een dienstauto aan te schaffen. Maar wat is de eigenlijke behoefte? Diegene wil zich van A naar B kunnen verplaatsen voor het werk. Een auto is een mogelijkheid. Maar er zijn meer mogelijkheden. Bijvoorbeeld een dienstfiets of OV kaart. Door de behoefte boven water te krijgen, kunnen zij verschillende mogelijkheden verzinnen en vandaar uit samen met de klant beoordelen wat het beste middel is.
- Selecteren: Inkoop gaat op basis van de specificatie geschikte leveranciers selecteren. Ze vragen de leveranciers een offerte te maken en vertellen er gelijk bij op basis van welke criteria zij uiteindelijk een leverancier zullen kiezen: de prijs, onderhoudsservice én duurzaamheid. Wel zo transparant.
Vaak komen de potentiële leveranciers naar een locatie om de situatie te bekijken of wordt er een testronde georganiseerd. Dat laatste is bijvoorbeeld onlangs gebeurd in het traject om een nieuwe maaltijdenleverancier te vinden. Er zijn proefmaaltijden gemaakt en getest door patiënten. - Contracteren: de klant en Inkoop beoordelen samen de offertes op basis van de bovengenoemde onderdelen beoordeeld. Zo ontstaat er een totaal score per leverancier. Het is dus niet zo dat de leverancier die de laagste prijs biedt verzekerd is van een contract. Het totaal aantal punten geldt.
Inkopers met een missie
Wouter en Karin willen duurzaam en maatschappelijk verantwoord inkopen. Ze hebben daarom een advies voor alle medewerkers van Dimence Groep: ‘Betrek Inkoop zodra je iets nodig hebt en van plan bent iets aan te schaffen. Medewerkers zijn dit nog niet zo gewend en onvoldoende bekend met de meerwaarde die dit heeft.
Inkoop sluit namelijk aan bij de missie van de stichting die op dat moment hun klant is. Met hun kennis en netwerk denken ze mee op welke manier het beste bijgedragen kan worden aan de missie van die stichting. Dat betekent bijdragen aan een gezonde leefstijl en mentale gezondheid.
Duurzaamheid en patiëntparticipatie zijn voor hen vanzelfsprekende criteria.
Zo wordt een Ondersteunende dienst een Meewerkende dienst!
Droogzwemmen
Zeer veel dank, Karin en Wouter. Wat een goed verhaal hebben jullie! Ik ben heel veel wijzer geworden en weet jullie voortaan te vinden. Zo zie je maar dat je ook met een uurtje droogzwemmen de diepte in kan.